Merencanakan acara saat ini lebih dari sekadar memesan tempat dan mengatur katering. Sebagai seseorang yang telah mengorganisir acara korporat di Jakarta selama lebih dari satu dekade, saya telah melihat industri ini berkembang pesat. Apa yang berhasil beberapa tahun lalu mungkin tidak lagi relevan. Jika Anda ingin acara Anda memberikan dampak yang bertahan lama, Anda perlu mengikuti tren perencanaan acara terbaru.
Dalam artikel ini, saya akan membahas lima tren perencanaan acara yang sedang membentuk industri ini, lengkap dengan pengalaman praktis dari pekerjaan saya. Baik Anda merencanakan acara internal perusahaan atau konferensi korporat skala besar, tren ini akan membantu Anda menciptakan pengalaman yang bermakna dan berkesan.
5 Tren Teratas dalam Perencanaan Acara yang Perlu Anda Ketahui
1. Acara Hybrid dan Virtual Akan Terus Berlanjut
Normal Baru: Hybrid Adalah Masa Depan
Saat pandemi memaksa semua acara beralih ke virtual, banyak yang mengira ini hanya solusi sementara. Namun, bahkan setelah acara tatap muka kembali, acara hybrid—kombinasi antara pengalaman fisik dan virtual—semakin menjadi standar baru. Hybrid menawarkan fleksibilitas dan koneksi langsung sekaligus.
Dalam salah satu acara yang kami selenggarakan untuk klien multinasional, kami memiliki 200 peserta di lokasi di Jakarta dan 500 lainnya bergabung secara virtual dari berbagai negara. Format ini membantu perusahaan menghemat biaya perjalanan sekaligus tetap melibatkan audiens global.
Tips Profesional: Kuasai Teknologi
Keberhasilan acara hybrid sangat bergantung pada teknologi yang Anda gunakan. Investasikan peralatan AV berkualitas tinggi dan bekerjalah dengan teknisi berpengalaman. Pastikan peserta di lokasi dan virtual merasa sama-sama terlibat dengan merencanakan elemen interaktif seperti polling langsung dan sesi tanya jawab.
2. Pengalaman Personal Berkat Data Analytics
Mengapa Personalisasi Penting dalam Perencanaan Acara
Acara dengan pendekatan “satu ukuran untuk semua” sudah ketinggalan zaman. Saat ini, peserta mengharapkan pengalaman yang disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi mereka. Perencana acara semakin bergantung pada data analytics untuk menciptakan pengalaman personal, seperti agenda khusus dan rekomendasi networking yang dipersonalisasi.
Dalam sebuah summit kepemimpinan yang kami atur tahun lalu, kami meminta peserta mengisi survei saat registrasi. Kami kemudian mengelompokkan mereka berdasarkan minat dan mengundang mereka ke breakout session yang relevan. Hasilnya, keterlibatan meningkat, dan banyak peserta mengatakan bahwa sesi tersebut terasa lebih bermakna dibandingkan program biasa.
Cara Memanfaatkan Data dalam Perencanaan Acara
Gunakan data registrasi dan aplikasi acara untuk memahami preferensi peserta. Survei pasca-acara juga efektif untuk mendapatkan umpan balik guna meningkatkan acara di masa mendatang. Sentuhan personal, seperti menyapa peserta dengan nama di aplikasi acara atau mengatur pasangan networking yang cocok, dapat meningkatkan pengalaman mereka.
3. Perencanaan Acara Berkelanjutan: Gerakan Hijau
Lebih dari Sekadar Tren: Keberlanjutan dalam Perencanaan Acara
Klien korporat semakin menyelaraskan acara mereka dengan tujuan keberlanjutan. Perubahan ini didorong oleh kesadaran akan dampak lingkungan dan kebutuhan untuk mencerminkan nilai CSR (Corporate Social Responsibility). Keberlanjutan bukan hanya sekadar tren—ini menunjukkan komitmen perusahaan terhadap perubahan positif.
Di Jakarta, di mana plastik sekali pakai masih banyak digunakan, kami bekerja dengan klien untuk meluncurkan produk secara ramah lingkungan. Kami menyediakan stasiun air minum isi ulang, menggunakan undangan digital alih-alih kertas, dan memilih bahan makanan lokal untuk katering. Acara ini sukses, dan peserta menghargai komitmen perusahaan terhadap perencanaan acara berkelanjutan.
Praktik Ramah Lingkungan yang Mudah Diterapkan
- Kurangi Sampah: Gunakan program digital sebagai pengganti brosur cetak.
- Pilih Tempat Ramah Lingkungan: Cari tempat dengan sertifikasi hijau.
- Pilihan Katering: Sajikan menu berbasis nabati atau bahan lokal.
4. Elemen Imersif dan Pengalaman Menjadi Sorotan
Buat Momen Mengagumkan dalam Perencanaan Acara
Peserta saat ini menginginkan lebih dari sekadar ceramah atau presentasi slide—mereka ingin merasakan sesuatu yang berkesan. Elemen interaktif seperti AR (Augmented Reality), hiburan langsung, atau networking dengan gamifikasi membuat acara Anda menonjol dan meninggalkan kesan mendalam.
Kami baru-baru ini mengadakan gala tahunan perusahaan dan menghadirkan pengalaman AR di booth foto. Peserta bisa berfoto dengan avatar digital maskot perusahaan dan langsung membagikannya di media sosial. Aktivitas ini meningkatkan jangkauan acara jauh melampaui peserta yang hadir secara fisik.
Cara Menciptakan Pengalaman Imersif
Sesuaikan pengalaman dengan tujuan acara Anda. Jika Anda meluncurkan produk baru, sediakan area demo hands-on agar peserta bisa mencobanya. Jika fokus acara adalah networking, buatlah aktivitas gamifikasi yang mendorong peserta untuk terhubung satu sama lain.
5. Acara Berfokus pada Kesejahteraan: Merawat Peserta Anda
Kesejahteraan adalah Komponen Utama dalam Perencanaan Acara
Burnout bisa terjadi, terutama dalam acara korporat dengan sesi yang padat. Itulah mengapa acara dengan fokus pada kesejahteraan semakin populer. Acara ini memprioritaskan kesehatan mental dan fisik peserta, memastikan mereka merasa segar, bukan lelah, saat acara berakhir.
Dalam retreat kepemimpinan yang kami selenggarakan baru-baru ini, kami menjadwalkan sesi yoga pagi dan menyediakan camilan sehat sepanjang hari. Salah satu peserta mengatakan, “Ini pertama kalinya saya tidak merasa kelelahan setelah acara berakhir!” Perubahan kecil ini memberikan dampak besar.
Cara Mudah Mempromosikan Kesejahteraan dalam Acara Korporat
- Sediakan Waktu Istirahat: Atur jeda antar sesi untuk menghindari kelelahan.
- Tambahkan Aktivitas Kesejahteraan: Yoga, meditasi, atau latihan pernapasan.
- Katering Sehat: Sertakan pilihan vegetarian dan bebas gluten.
Bonus Tren: Fokus pada Inklusivitas dan Keberagaman dalam Acara
Meskipun bukan bagian dari lima tren utama, inklusivitas patut disebut. Klien korporat semakin fokus pada acara yang inklusif dan aksesibel. Ini bisa berarti menyediakan layanan penerjemahan untuk peserta internasional, memastikan tempat acara ramah bagi penyandang disabilitas, atau menghadirkan pembicara dan panel yang beragam.
Kami bekerja dengan perusahaan teknologi yang memastikan konferensinya sepenuhnya aksesibel dengan menyediakan juru bahasa isyarat dan subtitle untuk peserta virtual. Upaya ekstra ini memberikan dampak positif, terutama ketika salah satu peserta merasa dihargai dan disertakan.
Kesimpulan
Lanskap perencanaan acara terus berkembang, dan penting untuk mengikuti tren ini agar acara Anda tetap relevan dan berkesan. Sebagai penyelenggara acara di Jakarta, saya telah melihat langsung bagaimana tren seperti acara hybrid, personalisasi, keberlanjutan, elemen imersif, dan fokus pada kesejahteraan dapat meningkatkan acara dari baik menjadi luar biasa.
Tips Profesional: Jika Anda ingin menerapkan tren ini tetapi tidak tahu harus mulai dari mana, bekerjalah dengan penyelenggara acara berpengalaman yang memahami tren perencanaan acara terbaru dan dapat menyesuaikan solusi dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Baik Anda merencanakan konferensi korporat, peluncuran produk, atau retreat kepemimpinan, dengan mengikuti tren ini, Anda dapat menciptakan acara bermakna yang melibatkan, menginspirasi, dan memberikan dampak abadi. Jangan hanya mengikuti tren—terapkan tren ini untuk terhubung dengan audiens secara mendalam dan jadikan acara Anda benar-benar tak terlupakan.
Siap membawa acara Anda ke level berikutnya? Kami adalah event organizer, dan mari kita wujudkan tren perencanaan acara dalam acara korporat Anda berikutnya!